Vous êtes une TPE ou PME, vous n'avez pas d'ERP ou un ERP ne permettant pas d'avoir une vue synthétique de l'avancement de vos commandes ? Vous avez une gestion commerciale qui vous permet de faire des devis, d'éditer des commandes, des BL puis des factures.  Mais bien souvent il vous manque toute la chaine entre la commande et la livraison. Par exemple, pour une entreprise industrielle, on va s'attacher à suivre l'évolution de la commande dans les différents services en charge de caractériser la commande pour la fabrication (BE, ADV, etc...) puis dans les différentes étapes nécessaires dans l'atelier. Comment réussir à digitaliser ce process clé ? quels sont les bénéfices attendus ?

Un processus se définit par une succession d’étapes pour réaliser un objectif. Ces étapes suivent des séquences définies avec des portes logiques. Les portes logiques se matérialisent sur le tableau de bord par des codes couleur. Des services ou des personnes interviennent sur chaque étape pour faire avancer le processus. Le tableau de bord permet de voir le processus dans son ensemble.

Si l'on prend l'exemple d'un processus de suivi d'une commande dans un atelier d'une TPE de sous-traitance industrielle (ici dans le traitement de surface). Le début du processus se fait par la réception de matériels du client. Une fois la matériel réceptionné, un opérateur va déballer le matériel et procéder à une série de contrôle pour caractériser ce qu'il y a à faire sur ce matériel. Ensuite un autre opérateur va accrocher le matériel, un autre va procéder au traitement, un autre au contrôle puis un dernier à l'expédition.

Le tableau de bord donné en exemple s'attache par des codes couleur très simples de donner une vue d'ensemble des encours des commandes dans l'atelier. On peut à tout moment interagir pour rajouter des commentaires.

Pour digitaliser un processus, la 1ère étape fondamentale est de caractériser ce processus dans les grandes lignes. Reprenons l'exemple du suivi du traitement de la commande dans une industrie. En quoi consiste le traitement de vos commandes, c'est-à-dire quels sont les enchaînements nécessaires de tâches pour aboutir à la livraison  ? Chaque commande suit-elle les mêmes étapes dans son traitement ? Quels sont les services impactés et dans quel ordre ? On s'attache souvent à décrire le flux d'informations servant à déclencher des actions physiques (dans l'atelier par exemple) et le lieu de stockage de ces informations dans un système d'information plus ou moins complexe (ERP, excel, papier, etc...)

L'exemple ci-dessus montre que l'entreprise a identifié 6 étapes fondamentales pour le traitement de ces commandes en atelier.

1. Réception : qui réceptionne ? de quelle information doit il disposer pour réceptionner correctement ? Quelle information doit il saisir pour que l'ouverture se fasse sans encombre ?
2. Ouverture : Qui ouvre ? etc...
3. Accrochage
4. Traitement
5. Contrôle
6. Expédition

Bien entendu, l'objectif est de rester simple sur les étapes à suivre.  Cet exercice peut d'ailleurs révéler des failles dans le processus actuel du traitement de la commande. Il s'agit alors de travailler sur l'optimisation pour éviter de digitaliser quelque chose de compliqué.

Dans cet exemple, on voit que lorsque les commerciaux ne livrent pas des dossiers complets, le process se complexifie très largement après pour u gain  nul sur le délai client puisque de toute façon la production se lance une fois la commande complète. Ayant identifié ce point, on a pu raccourcir et simplifier les étapes pour toutes les commandes. Ici le service ADV joue son rôle de maitre d'oeuvre. C'est lui qui orchestre le recensement des informations avant la passation à ordonnancement.

Les avantages d'une solution full web telle que myProcessus sont multiples :

- Pas d'installation matérielle ou logicielle : vous n'avez donc pas besoin de faire intervenir les services ou prestataires informatiques. Il suffit d'avoir un PC ou une tablette avec un accès internet et un navigateur web !

- Le déploiement de la solution sur des tablettes permet à vos équipes d'être mobiles sans se ruiner ! En effet, en milieu industriel, il n'est pas rare de devoir investir dans des PDA pour être mobile. Or les PDA coûtent près de 1200€ contre aujourd'hui 150€ pour une tablette. Bien entendu, il s'agira de la protéger et donc cela peut valoir plus mais cela reste tout de même avantageux.

- La mobilité concerne également la personne qui veut suivre l'avancement des commandes (lors de déplacement par exemple). Elle peut se connecter depuis n'importe quel ordinateur ou tablette.

- Dernier avantage et non des moindres : vous payez un abonnement mensuel que vous pouvez suspendre à tout moment. 

Cet exemple montre un processus de suivi de commandes entre un client et un fournisseur sous-traitant. La technologie full web permet sans installation de partager l'information très simplement. Ici le processus débute par un envoi d'un mail avec des informations sur les OF dans un camion expédié au sous-traitant. Les détails sur les OF sont générés à partir de l'ERP. Le sous-traitant peut utiliser ce fichier pour créer des commandes (un jeu de correspondance de codification est nécessaire). Ce processus permet de fluidifier l'information, de la partager mais également de simplifier le processus de vérification de factures à la comptabilité.

myProcessus est un logiciel édité par la société SEFIP, spécialiste de la digitalisation de processus. myProcessus a nécessité plusieurs années de R&D et de développement et il permet d'automatiser la création de processus sur-mesure.

Emily Sionniere est consultante spécialiste du numérique au service de l'optimisation des organisations pour les PME. Elle a déjà mené de nombreux déploiements de myProcessus avec succès. 

myProcessus est une application full web qui permet de réaliser des processus sur-mesure sans développement spécifique, ne nécessitant aucune installation matérielle ou logicielle. Avec un PC / une tablette, un accès à internet et un navigateur web vous pouvez commencer à travailler. Vous payez un abonnement mensuel quelque soit le nombre d'utilisateurs ou de processus.

Il a été conçu pour les TPE/PME qui veulent suivre les encours de leurs commandes, de leurs OF, de leurs réceptions achat, etc.

 Des formulaires simples et intuitifs sur-mesure sont paramétrés pour collecter l'information en temps réel au plus près du terrain sur tablette ou PC. Des tableaux d'encours d'OF et de commandes donnent à vos opérateurs une vue sur le travail à effectuer.

Des tableaux de bord visuels de suivi vous aident à prendre des décisions et sont consultables même pendant vos déplacements.
Vos opérateurs accèdent à des listes d'OF ou de commandes à réaliser. Ils peuvent également consulter la documentation complémentaire jointe sur l'OF/la commande. Des alertes mail peuvent être configurées pour fluidifier les prises de décision.

Partagez l'information avec vos clients et/ou fournisseurs : grâce à sa technologie full web en SAAS, vos clients peuvent consulter en temps réel le statut de leurs commandes en toute sécurité. Vos fournisseurs peuvent renseigner des informations en amont pour vous permettre de sécuriser vos approvisionnements. Un outil simple à déployer, facile à prendre en main pour un budget limité.

 Une bonne ergonomie facilite le déploiement auprès de vos utilisateurs. il vous suffit de vous connecter avec un navigateur web depuis un PC ou une tablette. Seule une analyse préalable de vos processus est nécessaire en amont.